《企业制度分级管理之我见》-北京元年管理咨询 

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发布时间:2018-04-18

《企业制度分级管理之我见》

边先生边先生

          在多年咨询项目实践中,我发现很多企业都存在一个根本的问题,即制度体系混乱无序,制度名称杂乱无章。结合实际经验,我在这里提出一个企业制度框架——确定分级标准,明确制度后缀,认真严格管理。

一、确定分级标准

企业制度随其制订的条件和基础,以及其后的审批流程,可大致分为四个层级,其管理颗粒度也因层级的不同,由纲领性文件向业务指导细则而逐渐细化和收入。

1.原则性制度。公司章程、议事规则等治理结构类制度公司的纲领,是党、政各项工作应遵循的总的程序和原则,规定了公司的运作机制,是一级、二级、三级制度建立的基础和依据,其制定和变更都必须经过股东会审批通过后才能生效,是企业建立初期,必须提交行政管理机关备案的基础性文件,并要由制度管理部门备案。本级制度特点:最终纲领,在公司内部无可替代,无衍生制度。

2.公司级制度(一级制是按照纲领中规定的公司工作范围、内容和任务制定的管理制度,主要规定公司各类重要工作的工作机制、原则和要求,是全公司通用或跨多部门的制度,、三级制度建立的基础和依据,必须经过总经理办公会,甚至是董事会审批通过才能生效,并要由制度管理部门备案后,通告全公司遵照执行如财务制度、招标制度、采购制度、人事管理制度、审计制度、内控制度等。

3.部门级制度(二级制度其是以一级制度为依据建立,是级制度的延伸,是公司各方面管理的具体制度,用于具体规范各个业务环节的定位和实施程序,明确实施步骤和方法,也包括对实施的检查、监督和控制的内容,制度涉及跨部门时,必须经过相关部门会签,甚至经总经理办公会审批通过后方能生效,并要由制度管理部门备案后,在公司一定范围内进行发布。每项级制度均对应着最少一类级制度覆盖和规范了部门的管理范围

4.操作级制度(三级制度)。其是以一级制度为基础,以二级制度为依据建立,是公司各具体管理制度的细化和控制,是二级制度的延伸,主要准对一些专项业务制订。

其中原则性制度和公司级制度(一级制)是公司管理层所应了解和掌握的,部门级制度(二级制度)和操作级制度(三级制度)是属于执行层面的制度。

二、明确制度后缀

许多企业除了制度未曾分级管理外,制度名称也是混肴一团,造成这种问题的原因有几个,其一,企业没有制度管理部门;其二,有管理部门但缺乏专业管理人员;其三,有专业管理人员但未进行有效管理。

其实,制度名称管理不需要很复杂的体系,只需要做出一些明确的规定,让人一看到制度就能明确这是几级制度,对制度的重要性或专业性就会有一个明确的认识。

比如:可以明确规定只有章程和议事规则只能用于原则性制度;公司级制度(一级制)的后缀必须是xx制度或xx管理制度;部门级制度(二级制度)的后缀只能是xx规定或xx管理规定;而操作级制度(三级制度),则可以称为实施细则,管理标准、应用指南、工作条例或操作指引等,但建议企业最好明确统一为一种称谓,以便于对制度体系进行有效管理,并利于公司新老人员对企业制度层级的认识。

三、认真严格管理

每一项新制度在发布之前,除了要对其内容进行审核之外,还必须根据其管理范围、审批层级及管理颗粒度进行审核,以确定其制度层级,并根据相关的规定为其确定明确的制度后缀后再根据相关发布范围进行发布或宣贯。


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