《合同管理风险控制上》-北京元年管理咨询 

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发布时间:2018-06-04

《合同管理风险控制上》

包先生包先生

作为经济业务的载体,合同起到至关重要的作用。通过合同条款约定合同关系人之间的责、权,合同是后续履行经济行为的合法保障。

合同管理是将各类经济合同的前期调研、合同谈判、合同草拟、合同签订、合同履行、合同变更、合同关闭、合同后评价的过程跟踪与控制过程,是跟进合同生效到合同灭失的动态跟进行为。企业的经济行为不必然都签订合同,但主要的经济行为必须签订合同,故合同管理是经济行为管理的重要体现。

按照经济行为的买卖方划分,合同可分为采购合同与销售合同。凡是企业花钱购进物资或劳务所拟定的合同为采购合同;凡是企业出售商品或服务所拟定的合同为销售合同。

按照采购类别划分,购进商品的合同为商品采购合同;出售商品的合同为商品销售合同;购进服务的合同为服务采购合同;提供服务的合同为服务销售合同。

按照合同主从关系,可将合同分为主合同与从合同;由于中小企业融资困难,具有资金优势的企业经常借助自身优势与其他企业签订担保合同,与原有的经济往来合同构成从属合同。

按照合同内容不同,可将合同分为单一业务合同与混合业务合同,比如车辆租赁可以分为单车租赁合同与人车混合租赁合同。

合同签订前,需要依据经济业务特点规划合同条款格式与合同内容,以最大可能降低业务合同履行过程中不利风险发生,并最大化争取经济利益。

签订不同类别合同需要关注的风险不尽相同,如采购合同重点关注产品或服务质量是否符合要求;销售合同重点关注回款、产品或服务产权是否受控等。故在签订合同时对合同条款内容定制不同的合同制式样本,以事前预防可能发生的风险事项。

对于经济利益方面,不同合同约定内容可能导致缴纳的增值税有所差异,故在签订合同前需要综合权衡税收经济优惠与抗风险能力后再行签订具体的合同条款内容。

合同自从生效之日起,就约束着权利人与义务人之间的法律义务关系,并受到法律保护。下面从合同管理流程的不同阶段分项阐述合同过程中存在的风险事项。

一、 合同调研阶段风险。

未对目标合作方进行背景调研。针对赊销业务情况的,未对目标合作方进行背景调研,一旦合作方信用低可能增大违约风险导致资金损失。

案例介绍:某家物流运输公司A是当地最大物流运输企业,依靠母公司强大的资金支持,A公司不断拓展供应链金融服务,并利用资金优势开拓新业务,在内部人员能力不足、业务快速增长等多种条件下,A公司与急需资金运作的B公司签订业务合同,初期B公司按照合约及时完成资金款项支付,同时A公司也给予B公司更大的赊销授信额度。基于此种状况下,刚好遇到行业下滑,B公司经营越加困难,导致后来的200多万赊销款项迟迟未能达成,延期2个月以后,公司管理人员通过相关平台查询到B公司与公司业务合作前就发生多起合同业务纠纷案件并仍旧欠其原客户款项三年之久。

二、 合同洽谈阶段风险。

未能充分调研市场。贵州某企业甲正处于早期快速发展阶段,人员配置少,财务负责人A兼任采购负责人,本身存在不相容岗位未分离原则在此不论,尽管A尽职负责,但是限于精力及能力所限,在采购某包材材料时,未能通过市场进行充分调研,而是沿用原有的供应商提供的报价。经过内控咨询团队进行内控诊断后,发现包材材料在当年存在价格下滑10%左右,而供应商的报价仍按照以往的价格报价,导致公司多承担高于市场的价格。

三、 合同签订阶段风险

1. 合同签订内容不严谨

合同内容不够严谨主要表现为以下几个方面:

1合同文字不严谨。合同中存在语义描述歧义,缺少专业法务人员审核导致合同难以履行或引起争议。

2)签订无效的担保从合同。主合同是指能够独立存在的合同。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同。没有主合同的从合同是没有根据的合同。在事务案例过程中,某企业甲签订的担保合同方不具有合法资质,而且担保合同未关联相应的主合同,无法规避合同违约风险。比如分公司为其母公司与公司签订担保合同,签订的担保协议缺少合法证明文件,无合法授权人确认盖章,导致无效;而且担保合同上也未明确与哪个合同关联,也未明确承担的经济金额范围。

3合同条款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。过于重视“面子”,在业务谈判过程中尤其是酒桌上时常是将正面进而在书面合同上也缺少问题应对机制对违约规范只字不提一旦出现合同违约将势必造成口水仗影响问题解决

2. 未对供应商进行充分比价

1)未开展充分的比质比价。在对某企业进行内部执行诊断过程中,抽取其连续三年与设备制造供应商签订的合同,发现三年采购合同的采购价格维持不变,如抽取的物料编码“40059740”,物料描述“主控单元模块+SM203”采购价格为38,000.00元,最高价格为49,400.00元,通过深入市场调研,了解到该厂家的最新市场报价为30400元,三年前的行业市场报价也低于实际采购最低价,且近三年该供应商的未发生明显技术改进。

2)未做到货比三家。在对某企业的采购物资进行抽查检测发现,采购电磁阀的供应商实际单件采购含税价浮动在39009700之间,但经过与供应商进行沟通了解,同型号配置的最低价格不高于800元,明显采购价虚高。

3)虚假招标。这是各行业最容易发生的采购行为方式之一,在对某企业甲的服务合同进行背景调查,了解到其中一家的报价公司留存的电话不存在;在对某企业乙的工程服务合同进行背景调查,发现未中标的报价公司实际无相应的服务。

3.合同评审形式化

缺少合同的实质评审。合同评审人员中缺少关键评审人员,对合同内容未做到真正审核,缺少明确的审核意见,最终将合同的风险归集到公司法人。

四、 合同履行阶段风险。

拆分执行合同容易发生此类风险的是工程类物资采购合同杭州某大型企业是为国家电网提供智能仪器的生产制造型企业公司负责的一个业务板块包括工程项目建设,公司建立完整的管理制度,明确具体的分级业务审批权限。在通过工程项目立项开始后,采购负责人与供应商协商采购价,将同一批工程项目采购物资进行拆分,进而降低采购审批权限,不需要主管领导进行审批,采购负责人可以从中谋取相应的利益,后来经过采购负责人与供应商发生矛盾,供应商向公司反应此情况后公司才发现其中的舞弊行为。

五、 合同变更阶段风险

未对合同变更登记合同执行又长又短针对大型工程类项目合同由于周期长人员变更频率高可能存在项目尚未执行完而项目执行人员更换完毕的情况,如果对合同发生变更情况未进行及时登记存档,可能导致后续人员无法了解合同执行情况。

曾经在山西某制造型企业尽管公司已经经营二十多年由于近几年行业整体下滑且公司处于非发达区域人员尽管相对稳定但是优秀人员还是不断流失内部管理水平相对较弱公司管理层主要精力在政府公关与经营业务拓展忽视了内部管理规范公司内部合同管理部门的合同管理台账混乱不清无法准确了解合同执行进度状况应收账款统计不够准确也未对业务人员进行相应的业务挂钩考核

六、 合同验收阶段风险

未经过使用单位的验收核实确认某企业丁是一家业务量超过130亿的贸易企业,由于业务量大,公司实施上线了信息化管理系统,以提高工作效率,但是丁内部缺少信息化管理人员,因此在项目交付阶段,企业丁将软件供应商的开发人员挖过来,担任公司的信息开发管理人员,项目验收未开展严格的确认测试与验收,待公司真正交付后,管理信息系统无法满足实际业务需求,导致业务人员既需要在系统上维护数据又需要单独维护数据,导致延误工作效率,坚持2个月后,公司业务主管领导决定不在系统上维护业务数据了,信息系统也被搁置不用了。

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