《浅谈采购业务的内部控制》-北京元年管理咨询 

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发布时间:2018-06-04

《浅谈采购业务的内部控制》

贾先生贾先生

一、内容
    采购,指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。
二、企业采购业务至少应当关注下列风险
(一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库
存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不
科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。
(三)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资
金损失或信用受损。
三、采购业务的执行
分为:请购、采购、验收、审核、交付购货款、退货控制。
(一)请购:1、需求部门根据预算、即将签发的生产通知单或市场供应等合理情况正确填写请购单;2、对于临时需要的物品,很难列入预算,通常由使用者根据实际需要直接提出,不经仓储部门签批;3、对于紧急需求的特殊请求,制定特殊审批程序。
(二)采购:采购合同一式四份,一份交供货商请求发货,一份由采购部门专人保管,一份交会计部门监督执行,一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。
(三)验收:为了达到控制的目的,验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。入库单一式三联,一联留存、登记仓库台账;一联随有关凭证递交会计部门,办理结算;一联退回采购部门,与购销合同、请购单核对后归纳备案。
(四)审核:会计部门审核的各种原始凭证,包括发票、运费收据、代扣代收税款、入库单以及购销合同、请购单等。
(五)交付购货款:对于以现金支付的交易,为了进一步强化内部控制,还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。
四、采购合同风险的对策
(一)对采购合同进行全方位的审计。在采购合同审计中,应运
用签约审计、结算审计与消耗审计相结合的审计策略应对合同风险。
(二)审查采购合同价格。1、价格咨询法;2、中标价格法;3、
最高限价法;4、价格库应用法。
五、采购业务应注意的问题
(一)关于采购控制点的设立。一般分为五个控制点:申请、计
划、合同、验收、入库;采购业务还应引入市场调研和招投标这一控制点。
(二)关于采购的内部控制。对许多国有企业来说,按照各业务

职能进行各主管领导的分工是一种十分常见的模式,但从内部控制方面来看却有很大缺陷。对于采购的内部控制还应该明确采购的不同环节应由不同部门执行,这些部门向各自的分管领导负责,以形成不同部门和分管领导之间的相互制约。

(三)企业在设计采购内部控制时,应将采购、仓储、质检职能
授予不同的部门,并讲采购环节中的一些控制职能如价格审议交由另一部门。
六、案例
围绕上述内控要求,结合近期对一家国企物资供应分公司的内部控制机构进行了设置。该物资供应分公司现有机构21个,且产品与职能划分混在一起,经过我们重新考察对标企业,研究内部控制规范,按采购业务的内控要求,我们设计机构为11个,减少了组织机构,有效的提升了工作效率。具体如下:
(一)核心业务科室的组织机构优化设置
 
    
    (二)针对企业目前对下属单位的验收及各供应站的职能,通过考察学习各对标企业的先进经验。如:神华物资集团有限公司、淮南矿业物资分公司、兖州煤业物资供应中心、伊泰集团招标采购中心、开滦集团物资供应分公司、淮北矿业物资分公司、大屯煤业集团物资贸易部、宝钢等。为了管理闭环及集中整合验收及供应站职能,建议如下:1、整合各矿的装备物资验收职能。根据《企业内部控制基本规范》第十二章——采购业务的内部控制规定,采购业务的内部控制点分为:计划、采购、价格管理、验收。围绕管理要闭环的出发点,接下来,需整合下属各矿的装备物资验收职能。2、集中管理各矿的供应站采购权。集中管理下属各矿的供应站采购权,可以有效节约采购成本、减少储备资金占用、降低采购价差率。



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