《行政、事业单位资产管理浅析》-北京元年管理咨询 

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发布时间:2018-06-04

《行政、事业单位资产管理浅析》

边先生边先生

随着社会和经济的发展,以国家投资为主体的行政、事业单位添置了大量的设备、设施,固定资产的规模随之扩大,新会计准则在固定资产的确认、计量和核算等方面也进行了较大的修改,但行政、事业单位本身所存在的固定资产核算管理机制不健全、管理不规范等诸多问题,严重制约了行政、事业单位的进一步发展,同时,对国有资产保值、增值存在着不利的影响,更加不利于贯彻节约能源法,推进公共机构的节能等。

一、行政、事业单位固定资产管理存在的问题

(一)固定资产管理不规范

有些单位在购置应纳入政府采购的固定资产时,没有进行政府采购,而是自行采购;固定资产采购、领用、保管、报废、清查等程序不健全,平时只在会计账面上做出反映,缺少实物登记台账,固定资产领用没有记录,手续不完备,造成固定资产资产管理责任的不明确;固定资产毁损、报废、调拨、变卖、转让时,不按规定的程序报经审批,自行处理,不严格履行规定的程序,账务处理不规范;对固定资产缺乏定期的清查盘点,疏于日常管理。

(二)固定资产账实不符现象突出

有些单位的会计信息不真实、不及时、无法真实反映和有效控制固定资产实物状况,不能真实反映固定资产的数量和增减变化情况,致使单位固定资产账面价值与实有固定资产相差甚远。比如对固定资产原始成本核算不准确,确认标准不统一;新购置的固定资产无验收、无登记入账,报废、报损的固定资产没有冲减;财务部门、固定资产管理部门、固定资产使用部门长期不对账、不盘存、不清查、甚至人为捏造数字。造成了单位固定资产账账不符、账物不符、资产不实,固定资产会计信息严重失真。

(三)固定资产使用效率低下

有些单位在购置固定资产时,事前没有进行充分的市场调查和可行性分析,没有从单位业务发展全盘考虑,而是仅凭个别领导和个别部门的喜好和意愿,购置一些不需要的固定资产或重复购置,资源配置很不合理。且在固定资产管理中既没有进行统筹调度安排,又没有实行有效控制、考核和效益分析。这就使得一些固定资产长期处于闲置或半闲置状态,使用效率低下,造成资源浪费,严重影响单位发展。

(四)固定资产严重流失

有些单位的部门和个人利用固定资产账物不符、责任不明、监督不利等漏洞,随意交换、侵占、处置、变卖固定资产,造成固定资产的严重流失。一些固定资产管理和使用部门没有设置和登记台账和卡片,没有执行严格的交接制度,随着时间的推移和人员的变动,出现了“人走物也走”的情况。有些部门负责人私吞或低价处理单位固定资产中饱私囊,使单位遭受重大损失。

(五)固定资产缺乏有力的监督和考核

有些单位没有建立内部监督审计机构,还有些单位内部监督审计机构没有得到必要的授权和支持,内部监督流于形式,形同虚设。由于单位固定资产管理责任没有落实到部门、落实到科室、落实到具体人,部分固定资产没有考核到具体部门、具体固定资产,还有部分资产没有实行考核。这就造成了固定资产的流失、损坏,相关部门负责人和责任人只受到轻微的处罚而不承担主要责任,甚至不承担任何责任。

固定资产管理工作之所以会存在上述种种问题,很大程度上来源于固定资产管理环境和制度的不完善,管理的责任不明,执行不得力等。针对固定资产管理中的这些问题,行政、事业单位应切实加强固定资产的内部控制。根据《行政、事业单位国有资产管理暂行办法》,建立健全固定资产内部控制制度,实行统一购置、统一调度、统一管理,严格实行固定资产各关键环节的内部控制,采取相应的控制措施。把行政、事业单位固定资产的管理纳入规范化、制度化、信息化轨道,做到“权责分工明确,管理高效有序,过程公开透明,监督检查到位”。

二、加强行政、事业单位固定资产的内部控制

(一)加强固定资产的职责分工与授权审批控制

1、建立岗位责任制。为确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,体现出分权牵制的控制思想,行政、事业单位应当建立固定资产的岗位责任制,明确财务部门,固定资产管理部门和使用部门在固定资产管理中的具体岗位职责和权限。

2、建立授权审批制度。为确保固定资产的安全与完整,提高固定资产的利用效率,单位应建立严格的授权审批制度,明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施。严禁未经授权的部门和人员办理固定资产业务,审批人应根据审批权限,在期授权的范围内进行审批,不得越权审批。

(二)加强固定资产的取得与验收控制

1、固定资产的取得。行政、事业单位固定资产的购置必须进行事前预算。单位每年应根据本单位实际发展需要及资金情况合理安排固定资产预算,财务部门会同固定资产管理部门和使用部门编制本单位的固定资产预算计划。用财政资金购置固定资产的,其采购项目纳入集中采购目录以内或限额标准以上的应依照《政府采购法》办理;用非财政资金购置固定资产,单位应根据情况自行组织采购。固定资产购置按照“谁使用谁请购”的原则,由使用部门根据使用需要和预算要求,填写《固定资产购置申请单》,应明确填写请购理由、固定资产的技术参数等。固定资产管理部门和财务部门应根据预算计划及批准权限,对请购申请进行审批。采购部门根据批准后的购置申请进行采购。固定资产的采购,必须与供应单位签订合同。合同应明确规定购置固定资产的型号、性能、价格、交货期限、结算方式等。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部门备案。

2、固定资产的验收。购置的固定资产到达之后,采购部门要及时通知固定资产管理部门组织验收。采购部门、固定资产管理部门及使用部门要严格按合同进行验收,必要时还要组织专业人员进行验收,并填制验收单,完善验收手续。对验收合格的固定资产,固定资产管理部门应及时办理入库、建账、编号和建档等手续;对验收不合格的固定资产,必须及时与供应单位取得联系,妥善加以解决。对需要安装的固定资产,固定资产管理部门要及时组织安装与调试工作,达到可使用状态后,应及时将其移交给资产使用部门,填制移交单。对捐赠、调拨的固定资产,捐赠或调拨方提供了有关凭据的,按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费作为入账金额;没有凭据的应参照实价或合理估价后入账。财务部门要严格审核与固定资产购置有关的原始凭证(如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等)是否齐全、是否合法,并据以办理结算付款和进行相关账务处理。

(三)加强固定资产的使用和维护控制

1 、固定资产的使用。固定资产以“谁使用谁保管“为原则,固定资产使用部门拥有固定资产使用权并履行保管职责,负责登记固定资产的日常使用记录,包括固定资产启用时间、使用情况、修理时间和次数等详细资料。在人员变动时,使用部门应及时通知固定资产管理部门办理固定资产移交手续,填制移交单。固定资产管理部门应对固定资产实行卡片和台帐管理,详细记录固定资产的编号、名称、规格型号、出厂编号、使用单位、使用人、存放地点、取得方式、原值、使用部门、使用人等,明确相关责任部门和责任人。财务部门应负责登记固定资产总账,汇总反映各类固定资产的增减变动并结出余额,定期与固定资产管理部门进行核对。

2、 固定资产的维护。固定资产维护有日常维修和大修。固定资产使用部门或使用人是第一保管人和日常保养人,负责固定资产的日常维护保养;固定资产管理部门则组织固定资产的大修;财务部门负责进行固定资产日常维修和大修的审批、支付和账务处理。固定资产管理部门负责定期或不定期的进行检查、鉴定和维护保养。固定资产使用部门发现问题,要及时填制维修申请单,并记录故障现象、故障时间和相关原因。固定资产管理部门对提交的维修申请进行核查,组织安排相关人员进行维修。因管理不善或使用不当等人为责任而引起的固定资产维修,固定资产管理部门应查明原因,分清责任,进行相应处理。

(四)加强固定资产的清查和处置控制

1、固定资产的清查。固定资产清查可分为季度抽查和年度盘点。固定资产使用部门要积极配合固定资产管理部门和财务部门进行。盘点应该以静态盘点为准则,盘点开始后禁止一切固定资产的进出和移动。盘点结果应由固定资产使用部门、管理部门和财务部门三方共同确认。对固定资产的盘盈和盘亏,应由资产管理部门和使用部门分析差异原因,及时形成处理意见,落实责任人,并报财务部门审核。财务部门对盘点差异情况和处理意见审核后,应报上级主管单位和相关单位批准,及时对固定资产账务进行处理,并与固定资产管理部门进行对账,做到账账相符、账实相符、账卡相符。

2、固定资产的处置。行政、事业单位处置固定资产应当严格履行审批手续,未经批准不得处置。固定资产的内部转移、出售转让、对外捐赠和报废报损等,由固定资产使用部门提出书面申请,经固定资产管理部门核实,并办理相关申报审批手续后执行。对未使用、不需用固定资产要及时办理封存手续。清理报废的固定资产残值应及时入账,实物要妥加保管和统一处理。固定资产的毁损和非正常报废,应由固定资产管理部门查明原因,分清责任,进行相应处理。财务部门及时根据处置结果进行会计处理,防止出现虚列资产的现象。

(五)加强固定资产的信息化和监督控制

1、固定资产的信息化管理。为了保证固定资产信息的准确、完整。固定资产管理部门应借助先进的信息技术和网络技术,建立固定资产数据库,进行资源共享。按固定资产的不同类别进行数据输入,采用一对一的管理方式,一条记录对应一个固定资产。固定资产数据

库中要反映固定资产的资产号、资产名称、原值、购进时间等基本信息。单位可通过资产编号,使用部门、使用人、存放地点、登记日期等进行单项查询,及时掌握固定资产的动向及使用情况。同时固定资产在使用过程中报废、处置、调拨、清查都可以通过数据连接与上报。这样,通过固定资产数据库的建立,可以全面掌握本单位的资产存量、结构及分布等情况,便于查找、核对实物,对单位所有的固定资产进行统一、有效、快捷的管理。

2、固定资产的监督管理。内部控制的生命在于执行,而有效执行的关键在于监督。行政、事业单位要加强固定资产管理和监督,坚持单位内部监督与财政监督、审计监督、社会监督相结合,事前监督、事中监督、事后监督相结合,日常监督与专项检查相结合。单位内部监督审计部门对固定资产的岗位分工及人员设置、各项规章制度的执行情况进行定期或不定期的检查,并针对发现的问题提出具有指导意见,从而保障固定资产的安全完整,充分发挥固定资产的使用效益,防止固定资产使用中的不当损失和浪费。

总之,为了维护行政、事业单位固定资产的安全完整和合理配置,确保固定资产会计信息的准确性和可靠性,提高固定资产运营效率和经济效率,实行固定资产的内部控制是必要保证。行政、事业单位的财务部门、固定资产管理部门和使用部门等相关部门要制定独立的固定资产内部控制制度,对自己部门的职责、权利进行规定。同时,各个部门要随时沟通联系,防止交叉管理或出现管理不到位的情况。使行政、事业单位固定资产的管理做到“有章可循,有章必循,违章必究”,最大限度地实现行政、事业单位固定资产的合理、节约、有效使用和资产的保全,提高固定资产利用效率,形成强大的经济效益、社会效益,促进社会各项事业健康发展

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